Una mala gestión de los recursos en cualquier empresa, puede ser perjudicial. Para mantenerse en óptimo estado, las pequeñas y medianas empresas deben vender un número determinado de productos y/o servicios, acumular ganancias y administrar sus costos para dar un mejor uso a futuro. En el caso de los costos, esta puede ser lenta, debido a que no siempre se tiene una buena distinción de los costos.
Si no hay un control de costos, cualquier empresa puede perder el control rápidamente. La solución es usar un centro de costos en el sistema contable, que es un instrumento estratégico de contabilidad utilizado para plantear presupuestos, controlar proyectos, gastos y analizar el desempeño de todas las áreas de la empresa. El control de costos es la forma más relevante para tener una mejor visión del dinero de la empresa. Con ello se aumentan las posibilidades de crecimiento y se reducen los riesgos financieros.
¿Qué es el centro de costos?
El centro de costos, en una Pyme, es una unidad de negocio en el que se pueden identificar los costos de los que tienen un responsable. Por lo general, cuenta con un presupuesto que comprende todos los costos que pueden ser investigados hasta el centro de costos, como artículos de oficina, salarios, costes de seguro, llamadas telefónicas, computadoras, gastos en combustible, entre otros. En el caso de las pequeñas y medianas empresas, es diferente, ya que suelen tener uno o dos centro de costos. Los costos se pueden monitorear de forma más fácil con las cifras presupuestadas.
Otro punto fundamental es que los centro de costos suelen estar divididos en centros de costos principales y centros de costos auxiliares. En el caso del primero, se identifica por intervenir de manera directa en la fabricación; respecto al segundo, se definen por ser costos indirectos y pueden distribuirse consecutivamente entre los centros principales para luego ser distribuido entre los productos.
Algunos ejemplos de centro de costos para pequeñas y medianas empresas:
Centro de Costos Administrativo (CCA): ejercen la función relacionada con la dirección y control de las operaciones generales en la empresa, como, por ejemplo, en gerencia general, subgerencia de planificación, entre otras.
Centro de Costos de Servicios (CCS): cumplen con la función de suministrar apoyo a otros centros de costos como los administrativos, productivos y de ventas. Todo esto para que se desarrollen actividades de forma óptima, como, por ejemplo, almacén, gerencia de mantenimiento y otras.
Centro de Costos Productivos (CCP): se encargan de realizar la transformación de las materias primas, en otras palabras, estas implican de forma directa en el proceso productivo, como, por ejemplo, la planta de procesamiento, departamento de pintura, entre otros.
Centro de Costos de Ventas (CCV): realizan las funciones de comercialización de los productos terminados, como, por ejemplo, la subgerencia de ventas, gerencia de ventas nacionales y otros.
Puntos para comprender cómo funciona un centro de costos para las pequeñas y medianas empresas:
Es un instrumento utilizado para identificar los costos de la empresa y realizarles un control individual.
El centro de costos es parte del negocio que produce costos sin ganancia y, en las medianas empresas, generan costos para la organización y agregan beneficio y/o utilidad indirectamente.
Los centro de costos aparecen en algún lugar del área de control, además de planear los costos futuros para contar con una base de comparación con los costes reales. Gracias a estos datos, las pequeñas y medianas empresas pueden trazar sus gastos para más adelante.
Cuentan con una función totalmente estratégica. Con la información, los encargados pueden tener un mayor y mejor control y toma de decisiones. También necesitan de la ayuda de la contabilidad de costos para hacer más fácil la clasificación de los distintos gastos solicitados.
La importancia para que la Pyme cuente con centro de costos
Los centros de costos son fundamentales para las pequeñas y medianas empresas por las siguientes razones. Primero, porque son una herramienta estratégica apta para presentar los resultados de desempeño operacional, los encargados pueden conocer las fortalezas y debilidades de cada área de la empresa, y luego tomar mejores decisiones.
Además, los centros de costos son un instrumento ideal para planear y monitorear los ingresos y egresos de la empresa. De esa forma, si los encargados tienen una duda sobre dónde se ha ido una parte del presupuesto de la compañía, es suficiente con dar una revisión al centro de costos para tener conocimiento.
Al final, tener centro de costos permite revisar y analizar las distintas variaciones con las que cuentan los departamentos con respecto al desempeño. En este caso, los encargados de la empresa, pueden contrastar las intenciones planteadas con lo alcanzado y mejorar los procesos con la finalidad de optimizar los resultados.
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